Nel 2026, gestire i clienti con fogli Excel o note sparse significa perdere opportunità. Ma per una PMI, investire 50-100 euro per utente al mese in Salesforce o HubSpot spesso non ha senso. Airtable offre una terza via: la flessibilità di un database relazionale con l'interfaccia di un foglio di calcolo, e un piano gratuito che copre le esigenze di molte piccole imprese.
Questa guida ti accompagna passo dopo passo nella creazione di un CRM completo. Non teoria, ma configurazione pratica che potrai replicare oggi stesso. Nel corso della lettura scoprirai anche come sfruttare API e integrazioni per espandere le capacità del tuo CRM: leggi la nostra guida su API Integration: Integrare Tools Senza Codice per approfondire.
Perché Airtable è perfetto come CRM per PMI
Airtable non è nato come CRM, e è esattamente questo il suo punto di forza. I CRM tradizionali impongono una struttura rigida: campi predefiniti, workflow standard, terminologia enterprise. Funziona per grandi aziende con processi consolidati, ma per una PMI diventa spesso un ostacolo.
Con Airtable costruisci esattamente quello che ti serve. Un'agenzia di design avrà campi diversi da un consulente finanziario. Un e-commerce B2B traccia informazioni diverse da uno studio legale. La personalizzazione è illimitata.
Vantaggi concreti rispetto ai CRM tradizionali:
- Curva di apprendimento dolce: se sai usare Excel, sai usare Airtable. Il team non ha bisogno di formazione dedicata
- Flessibilità totale: aggiungi campi, tabelle, viste in secondi. Nessun consulente necessario
- Costi prevedibili: il piano gratuito copre 1.000 record. Per molte PMI, è sufficiente per anni
- Integrazioni native: connetti email, calendario, form senza codice
- Viste multiple: Kanban per pipeline, calendario per follow-up, galleria per progetti visivi
La struttura base: tabelle e relazioni
Un CRM efficace si basa su tre entità fondamentali: Contatti, Aziende e Opportunità. In Airtable, queste diventano tre tabelle collegate tra loro. La magia sta nelle relazioni: ogni contatto appartiene a un'azienda, ogni opportunità è collegata a un contatto.
Tabella Contatti
La tabella principale del tuo CRM. Ogni record rappresenta una persona con cui hai interagito o potresti interagire.
Campi essenziali:
- Nome (testo): campo primario, nome e cognome
- Email (email): validazione automatica del formato
- Telefono (telefono): formattazione automatica
- Azienda (link): collegamento alla tabella Aziende
- Ruolo (testo): posizione in azienda
- Fonte (selezione singola): come ti ha trovato (sito web, referral, evento, LinkedIn, altro)
- Stato (selezione singola): lead, contattato, qualificato, cliente, ex-cliente
- Note (testo lungo): appunti liberi
- Ultimo contatto (data): quando l'hai sentito l'ultima volta
- Prossimo follow-up (data): quando ricontattarlo
Tabella Aziende
Raggruppa i contatti per organizzazione. Fondamentale nel B2B, utile anche nel B2C per famiglie o gruppi.
Campi essenziali:
- Nome azienda (testo): campo primario
- Settore (selezione singola): industria di appartenenza
- Dimensione (selezione singola): 1-10, 11-50, 51-200, 200+ dipendenti
- Sito web (URL): link al sito aziendale
- Indirizzo (testo lungo): sede principale
- Contatti (link): collegamento alla tabella Contatti (automatico)
- Valore totale (formula): somma delle opportunità vinte
Tabella Opportunità
Il cuore della pipeline di vendita. Ogni opportunità rappresenta una potenziale transazione.
Campi essenziali:
- Nome opportunità (testo): descrizione breve del deal
- Contatto (link): collegamento alla tabella Contatti
- Valore (valuta): importo stimato
- Stadio (selezione singola): nuovo, qualificato, proposta, negoziazione, vinto, perso
- Probabilità (percentuale): chance di chiusura
- Data chiusura prevista (data): quando prevedi di chiudere
- Valore ponderato (formula): Valore * Probabilità
- Note (testo lungo): dettagli sulla trattativa
Setup passo-passo
Tempo stimato: 2-3 ore per la struttura base. Ecco come procedere.
Passo 1: Crea la base
Accedi ad Airtable e clicca "Add a base". Seleziona "Start from scratch" invece di usare un template, questo ti darà controllo totale sulla struttura. Nomina la base "CRM" o con il nome della tua azienda.
Passo 2: Configura la tabella Contatti
Rinomina la tabella predefinita "Table 1" in "Contatti". Elimina i campi di esempio e crea quelli elencati sopra. Per ogni campo:
- Clicca il "+" per aggiungere un nuovo campo
- Seleziona il tipo appropriato (email, telefono, selezione singola, ecc.)
- Configura le opzioni (per i campi selezione, definisci le scelte possibili)
Passo 3: Crea la tabella Aziende
Clicca "+" accanto a "Contatti" per aggiungere una nuova tabella. Nomina "Aziende" e configura i campi. Il campo "Contatti" sarà creato automaticamente quando collegherai le tabelle.
Passo 4: Collega Contatti e Aziende
Torna alla tabella Contatti. Aggiungi un campo di tipo "Link to another record" e seleziona "Aziende". Airtable creerà automaticamente il campo inverso nella tabella Aziende. Questo collegamento bidirezionale è fondamentale: da un contatto vedi l'azienda, da un'azienda vedi tutti i contatti.
Passo 5: Crea la tabella Opportunità
Segui lo stesso processo. Collega le opportunità ai Contatti. Puoi anche creare un link diretto alle Aziende, oppure usare un campo lookup per recuperare l'azienda dal contatto collegato.
Passo 6: Configura le viste
Le viste sono il vero superpotere di Airtable. Crea almeno queste:
- Vista Kanban "Pipeline" nella tabella Opportunità: raggruppa per Stadio per visualizzare la pipeline di vendita
- Vista Calendario "Follow-up" nella tabella Contatti: basata sul campo Prossimo follow-up
- Vista Filtrata "Lead caldi": contatti con Stato = "qualificato" e Ultimo contatto negli ultimi 7 giorni
- Vista Galleria per le Aziende: utile se carichi loghi o documenti
Automazioni native Airtable
Airtable include un sistema di automazioni integrato che copre i casi d'uso più comuni. Accedi dalla sezione "Automations" in alto a destra.
Automazione 1: Notifica nuovo lead
Trigger: quando viene creato un nuovo record in Contatti. Azione: invia notifica email o Slack con i dettagli del contatto. Tempo di setup: 5 minuti.
Automazione 2: Promemoria follow-up
Trigger: quando la data di "Prossimo follow-up" è oggi. Azione: invia email di reminder con link al record. Usa il trigger "When a record matches conditions" con la condizione data = today().
Automazione 3: Aggiornamento automatico ultimo contatto
Trigger: quando modifichi le Note di un contatto. Azione: imposta "Ultimo contatto" a oggi. Questo mantiene il campo sempre aggiornato senza intervento manuale.
Automazione 4: Notifica opportunità vinta
Trigger: quando lo Stadio di un'opportunità cambia a "vinto". Azione: invia notifica al team con dettagli del deal. Puoi anche creare un record in una tabella "Storico vendite" per analytics.
Integrazioni essenziali
Le automazioni native coprono l'80% dei casi. Per il restante 20%, servono integrazioni esterne. Make (ex Integromat) è la scelta consigliata per PMI: piano gratuito generoso e curva di apprendimento accessibile. Approfondisci come connettere Airtable a centinaia di app con la nostra guida su Airtable + Make: Automazioni per PMI.
Integrazione email
Collega il tuo account Gmail o Outlook per creare automaticamente record quando ricevi email da nuovi contatti. Lo scenario Make:
- Trigger: nuova email ricevuta
- Filtro: mittente non esiste già in Airtable
- Azione: crea record in Contatti con nome, email, fonte = "email"
Integrazione form
Airtable ha form nativi, ma se usi Typeform, Tally o Google Forms, connettili via Make. Ogni submission diventa automaticamente un lead nel CRM. Scopri come automatizzare completamente la raccolta di lead con la nostra guida su Automazione Lead Generation.
Integrazione calendario
Sincronizza il campo "Prossimo follow-up" con Google Calendar. Quando imposti una data di follow-up, viene creato automaticamente un evento nel calendario. Lo scenario inverso: quando completi un meeting in calendario, aggiorna "Ultimo contatto" in Airtable.
Integrazione WhatsApp Business
Per PMI che usano WhatsApp come canale principale, integra tramite Make + WhatsApp Business API. Ogni nuovo messaggio da numero sconosciuto crea un lead. Le risposte vengono loggate nelle note del contatto.
Formule utili per tracking pipeline
Le formule in Airtable trasformano dati grezzi in insight azionabili. Ecco quelle più utili per un CRM.
Valore ponderato opportunità
{Valore} * {Probabilità}Moltiplica il valore dell'opportunità per la probabilità di chiusura. Un deal da 10.000 EUR al 30% vale 3.000 EUR ponderati. Somma questo campo per avere il forecast realistico.
Giorni dall'ultimo contatto
DATETIME_DIFF(TODAY(), {Ultimo contatto}, 'days')Calcola quanti giorni sono passati dall'ultimo contatto. Usa questo campo per creare filtri "contatti trascurati" (es. > 30 giorni).
Giorni alla chiusura prevista
DATETIME_DIFF({Data chiusura prevista}, TODAY(), 'days')Quanti giorni mancano alla data di chiusura prevista. Valori negativi indicano opportunità in ritardo.
Stato contatto colorato
IF({Stato} = "cliente", "Verde",
IF({Stato} = "qualificato", "Giallo",
IF({Stato} = "lead", "Blu", "Grigio")))Crea un campo che puoi usare per conditional formatting o raggruppamenti.
Valore totale per azienda
Nella tabella Aziende, crea un campo Rollup che somma il campo Valore delle opportunità collegate (filtrate per Stadio = "vinto").
Quando passare a un CRM dedicato
Airtable è eccellente fino a un certo punto. Ecco i segnali che indicano la necessità di una soluzione dedicata. Se vuoi un confronto dettagliato tra diversi strumenti di automazione, consulta la nostra guida su Make vs Zapier vs n8n: Quale Scegliere nel 2026.
- Volume: oltre 10.000 contatti attivi. Airtable rimane performante, ma i costi salgono e le funzionalità di ricerca avanzata diventano limitanti
- Email automation: se hai bisogno di sequenze email complesse, scoring automatico, A/B testing integrato. Airtable + Make funziona, ma soluzioni come HubSpot o ActiveCampaign sono più efficienti
- Team commerciale strutturato: oltre 10 venditori che hanno bisogno di territori, quote, previsioni avanzate, coaching integrato
- Compliance: settori regolamentati (finanza, sanità) che richiedono audit trail certificati, retention policy automatiche, crittografia specifica
- Integrazioni verticali: se il tuo stack include software di settore (gestionale immobiliare, software studio legale) che ha integrazioni native solo con CRM specifici
Se Airtable funziona per la tua azienda oggi, non cambiare preventivamente. Il costo di migrazione e adozione di un nuovo sistema è significativo. Cambia quando hai un problema reale, non un problema immaginato.
Alternative da considerare
- HubSpot Free: CRM gratuito illimitato (prezzi e limiti soggetti a variazione, verifica sempre sui siti ufficiali), ottimo se prevedi di usare il loro marketing hub in futuro
- Pipedrive: eccellente per team di vendita puri, interfaccia pipeline-centrica, da 14 EUR/utente/mese (prezzi e limiti soggetti a variazione, verifica sempre sui siti ufficiali)
- Notion: simile ad Airtable come flessibilità, meno potente su automazioni ma migliore per documentazione integrata
- Folk: CRM moderno pensato per relazioni, non solo vendite. Ottimo per consulenti e freelancer
Domande Frequenti
Airtable è gratis per usarlo come CRM?
Sì, il piano Free di Airtable include fino a 1.000 record per base, 1GB di allegati e accesso per team illimitati. Per una PMI con meno di 500 contatti attivi, il piano gratuito è spesso sufficiente. Il piano Team parte da 20 dollari per utente al mese (prezzi e limiti soggetti a variazione, verifica sempre sui siti ufficiali) e offre record illimitati.
Posso importare i contatti dal mio vecchio sistema?
Assolutamente sì. Airtable supporta import da CSV, Excel e ha integrazioni native con molti CRM tradizionali. Puoi anche usare Make o Zapier per sincronizzazioni automatiche. L'import base via CSV richiede circa 5 minuti per 1.000 contatti.
Le automazioni native sono sufficienti o serve Make?
Le automazioni native di Airtable coprono l'80% dei casi d'uso comuni: notifiche, aggiornamenti automatici, email basiche. Per workflow complessi che coinvolgono app esterne come email marketing, fatturazione o WhatsApp, Make diventa necessario.
Quanto tempo serve per configurare un CRM completo?
La struttura base richiede 2-3 ore di lavoro. Con automazioni e integrazioni, calcola una giornata completa. Se parti da un template, dimezzi i tempi. La curva di apprendimento è dolce: in una settimana di uso quotidiano diventi autonomo.
Quando conviene passare a un CRM dedicato?
Considera alternative quando: superi 10.000 contatti attivi, hai bisogno di funzionalità avanzate di email automation integrate, il tuo team supera 10 utenti con ruoli complessi, o hai requisiti di compliance specifici del settore. Fino a quel punto, Airtable è spesso la scelta migliore per flessibilità e costi.
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